Как превратить РГ сотрудников при управлении изменениями из дополнительной проблемы руководителя в важный инструмент достижения бизнес-целей.
Часть 3. Концепция деятельности РГ и подготовка координатора
Вносить изменения в бизнес-процесс, действуя в рамках организационной структуры, сложно. Изменения бизнес-процесса затрагивают распределение обязанностей, зоны ответственности, порядок принятия решений, распределение функционала между подразделениями и даже потенциальную ответственность за ошибки.
Известно высказывание Альберта Энштейна: «Невозможно решить проблему на том же уровне, на котором она возникла. Нужно стать выше этой проблемы, поднявшись на следующий уровень». То есть для решения проблемы необходимо изменить взгляд на неё, увидеть её под другим углом, выйти за пределы сложившейся ситуации, чтобы оценить её в целом.
Каким же образом РГ позволяет сделать это? Сам рекомендуемый состав РГ, а также последовательность действий, которая будет излагаться в следующих частях публикации, подвигает РГ к видению проблемы под другим углом, заставляет оценить её комплексно для продвижения к решению поставленной задачи. При управлении изменениями это оптимальный подход для того, чтобы увеличить вероятность решения поставленной рабочей задачи.
Почему для этого нужна РГ? Выделенный в отдельную группу рекомендуемый состав РГ получает возможность рассмотреть декомпозированную рабочую задачу по реализации изменений в разрезе клиентоориентированного бизнес-процесса, а не изолированного в области ответственности подразделения.
Важно соблюдать правильный метод управления рабочей группой. Например, командный метод управления предполагает работу с коллективом как с единой сущностью. Подразумевается, что команда готова решать рабочую задачу и получать необходимые результаты. Реализация изменений в бизнес-процессах это особый вид рабочих задач. Он требует задействования различных знаний, умений, навыков участников рабочей группы. Обычная РГ, сформированная из сотрудников действующих подразделений, как правило, не готова самостоятельно применить их для гибкого подхода по улучшению собственных бизнес-процессов. Требуется организовать деятельность группы в соответствии с правильной технологией, не рассчитывая на то, что РГ самостоятельно способна достигать целей. Именно для этого необходим подготовленный координатор.
Наш опыт подготовки таких координаторов показывает, что это важная задача. Причинами затухания деятельности рабочей группы является:
- отсутствие понятной последовательности действий;
- отсутствие чёткого понимания участниками группы своих ролей;
- отсутствие ясного представления о зоне своей ответственности в деятельности РГ;
- отсутствие уверенности, что координатор сбалансированно распределит задачи каждому члену РГ;
- представление, что остальные будут отлынивать от работы, пока кто-то будет трудиться;
- неосознание важности цели РГ;
- непонимание, почему изменения, над которыми трудится РГ, важны и для подразделения, представителем которого является участник РГ.
Поэтому спланированность, прозрачность и организованность деятельности рабочей группы в соответствии с технологией её работы, является важнейшей задачей координатора РГ.
Концепция ПЛАН
Для анализа деятельности и характеристик координатора РГ представляем концепцию ПЛАН.
- П – позитивное мышление.
- Л – лидерство.
- A – ассертивность.
- Н – нацеленность на результат.
Почему он актуален для координатора РГ?
Во-первых, важен сам оперативный план. Деятельность РГ необходимо планировать. Чтобы наметить план действий, координатору надо проанализировать поставленную перед РГ задачу и ситуацию, в которой ее предстоит выполнить. Подготовка простого и прагматичного плана действий, который осознанно ведет к выполнению этого задания, существенно повышает вероятность достижения цели.
1. Позитивное мышление.
Координатору необходимо проявлять позитивное мышление. Координатор
- умеет расставлять приоритеты при достижении цели РГ,
- способен переосмысливать неудачи и извлекать из них опыт,
- умеет позитивно поддержать себя и членов РГ.
2. Лидерство.
Во взаимоотношениях координатора с РГ
- умение видеть путь к цели РГ,
- тактическая инициатива,
- вовлечение в деятельность
являются признаками компетентности.
3. Ассертивность.
При взаимодействии с РГ, в особенности в сложных ситуациях, ассертивность является необходимым условием полноценной деятельности координатора.
- Умение ясно доносить мысли,
- уважительная реакция,
- способность в сложных ситуациях выдерживать агрессию и неожиданные повороты,
- проявление самостоятельности мышления,
- умение ответственно придерживаться линии в соответствии с целеполаганием
являются важными характеристиками координатора.
4. Нацеленность на результат.
Когда цель определена, то
- спланировать последовательность движения к ней,
- организовать ресурсы для ее достижения,
- найти способы преодоления препятствий,
- адаптироваться к новым обстоятельствам,
- проявить самодисциплину и ответственность за принимаемые РГ решения
в соответствии с планом критично важно.
Продолжение следует…
Серия статей «Развитие организации с помощью рабочих групп (РГ) сотрудников»
Часть 1. Почему деятельность РГ важна для достижения целей организации.
Часть 2. Состав РГ: его формирование и вовлечение в РГ.
Часть 3. Подготовка к началу деятельности РГ.
Часть 4. Технологические инструменты обеспечения деятельности РГ. (готовится к публикации)
Часть 5. Чек-лист подготовки к началу работы РГ (готовится к публикации)
