Часть 4. Технологические инструменты обеспечения деятельности РГ
Продолжение серия статей «Развитие организации с помощью рабочих групп (РГ) сотрудников.
Начало: Часть 1. Почему деятельность РГ важна для достижения целей организации.
Давайте познакомимся с возможными технологическими инструментами обеспечения деятельности РГ, начиная от простейших и до самых современных и эффективных.
В любом случае, вне зависимости от выбранной технологии, средства обеспечения деятельности РГ должны включать в себя:
- структуру хранения информации по проекту
- место хранения информации
- коммуникации
- правила документооборота
- технологии и средства моделирования и анализа
- инструменты управление коллективной работой
Очередное собрание РГ. На прошлой встрече были согласованы задачи и распределены по ответственным, на этой - планировалось получить отчет о сделанном, решить ряд вопросов, и распределить следующие задачи. Все как обычно…
Собрание началось с того, что ко времени не подошли Владимир и Анастасия.
Звонок Валерия Владимиру:
Валерий: Владимир, мы же договаривались провести встречу сегодня в 14:00?
Владимир: Валерий, ты же сам назначил встречу на завтра! Поэтому сегодня я уехал оформлять документы на новую машину!
Валерий: %;:^#!!!
Валерий: Зинаида, где Анастасия?
Зинаида: На складе бухгалтерия решила провести инвентаризацию, она не смогла подойти.
Валерий: Хорошо, Анастасия должна была подготовить список процессов работы склада, давайте его сюда.
Зинаида: Список она подготовила, но он остался в ее ноутбуке, на котором сейчас вносится информация по сверке….
Валерий: %;:^#!!!
Валерий: Андрей, у тебя на сегодня было запланировано 3 задачи, покажи пожалуйста результат.
И тут выясняется, что первая задача выполнена, но листок(!) с результатами остался в другой сумке, для второй задачи необходима санкция руководителя, который вообще не в курсе о деятельности группы и, поэтому, грубо отказал Андрею, а на третью у него просто не хватило времени, но он не догадался проинформировать об этом сразу.
У Валерия опускаются руки…
Так наши вымышленные персонажи уже столкнулись с рядом проблем-спутников любого проекта - дискоммуникацией, затягиванием, демотивацией и отсутствием согласованных правил организации работы. Для того, чтобы минимизировать технические причины для их возникновения - читаем эту статью.
Структура хранения информации по проекту
Основные требования к структуре хранения информации - простота восприятия, логическая обоснованность, легкость доступа и поиска информации, выделение в отдельные категории прототипов, промежуточных рабочих и итоговых материалов, наличие
- рабочих папок для каждого участника
- групповой папки для обмена промежуточными результатами
- папки для итоговых документов
- возможность наложить разграничение доступа
На основании множества как лично проведенных, так и инициированных в качестве кураторов проектов мы рекомендуем вам подобную структуру:
|
Документация_договоры или Документация_НСД |
Если для деятельности РГ требуются юридически закрепленные договоренности, либо иная внутренняя/внешняя нормативно-справочная документация. |
| Документация_проектная | Документация по управлению проектом, в зависимости от выбранной методики. |
| Материалы_00_шаблоны | Либо собственные шаблоны документов организации (при высоком уровне организационной культуры), либо создаваемые в рамках проекта с целью дальнейшего использования. |
| Материалы_01_прототипы | Все исходные документы и прочие материалы, в т.ч. созданные вне организации, существующие на момент старта проекта. |
| Материалы_02_встречи | Записи, текстовые расшифровки и протоколы проведенных в рамках проекта встреч и совещаний. В случае небольших проектов возможно ведение этой документации в папке «Документация_проектная». |
| Материалы_03_итоговые | Итоговые документы, разработанные и утвержденные в рамках проекта. |
| Рабочая_00_Задания | Задания, выполняемые участниками в рамках проекта. В случае небольших проектов возможно ведение этой документации в папке «Документация_проектная». |
| Рабочая_00_Обмен | Папка, в которой каждый участник размещает готовые результаты выполнения заданий. Которые, после обсуждения и утверждения, затем перемещаются в папку «Материалы_03_итоговые». |
| Рабочая_01_1й участник | Рабочая папка 1-го участника. В которой хранятся ВСЕ РЕЗУЛЬТАТЫ выполняемых работ по проекту, включая промежуточные. Папка обязательно должна быть доступна Руководителю проекта и/или Модератору, что бы исключить задержки в выполнении проекта в случае незапланированного отсутствия участника. |
| Рабочая_02_2й участник | См. выше. |
| Рабочая_NN_NN участник | См. выше. |
Место хранения информации
Описанная выше структура папок хранится либо в локальной сети организации (если риск утечки информации по проекту со стороны какого-либо участника критичен для организации), либо в ее файловом облаке - что удобно для организации удаленной работы РГ.
Рекомендации по облачным сервисам хранения информации:
|
Серверное программное обеспечение, система хранения данных или облачный сервис |
Функционал |
| Сервис VK WorkSpace |
Совместная работа команд с VK WorkSpace Почта, календарь, мессенджер, видеозвонки, диск и документы на одной платформе в SaaS-версии или в контуре компании |
| Сервис Яндекс 360 для бизнеса | Онлайн-офис для совместной работы: корпоративная почта, система управления проектами, облачное хранилище, редактор документов и сервис для видеовстреч |
| Сетевое хранилище NAS Synology |
Полный функционал Высокая стоимость рекомендация авторов для микро и малого бизнеса |
| Сетевое хранилище NAS Terramaster | Полный функционал, хорошая альтернатива NAS Synology |
|
Сетевое хранилище NAS QNAP |
Полный функционал Высокая стоимость |
| Сетевое хранилище NAS Asustor Drivestor |
Полный функционал Высокая стоимость |
| Выделенный сервер ЛВС |
Полный функционал Высокая стоимость серверной ОС Высокая стоимость выделенного сервера Высокая стоимость настройки и управления серверной ОС рекомендация авторов для малого и более крупных бизнесов |
Облачные сервисы, безусловно, удобны в использовании, большинство из них обладает дружественным интерфейсом и легки в освоении. Они предоставляют неплохую защиту от повреждения информации и требуют незначительного времени с момента принятия решения до начала использования.
НО! Все эти достоинства в значительной мере перечеркиваются серьезными недостатками
- Вы не контролируете сохранность информации на облачном сервисе. В любой момент он может изменить условия использования, интерфейс, тарифы, политику работы с клиентами, или вовсе прекратить работу.
Свежий пример - один из крупнейших провайдеров услуг хранения данных при запуске этого сервиса более 10 лет назад проводил акцию, в ходе которой предоставлял 1Тб облачного хранилища бесплатно и навсегда. Затем предоставляемый объем по этой акции через некоторое время уменьшился до 100 Гб. А совсем недавно провайдер просто уведомил обладателей этих акционных аккаунтов, что теперь порог бесплатного объема 8Гб, остальное - по подписке. И предложил самостоятельно сохранить свои данные, иначе они будут уничтожены в течение двух месяцев.
- Вы не контролируете безопасность и отсутствие постороннего доступа к вашей информации со стороны неопределенного круга организаций и лиц. На ваших данных без вашего ведома обучаются модели ИИ, они используются для формирования рекламных профилей владельцев аккаунтов, ну и просто время от времени оказываются в общем доступе в результате очередной ошибки программистов или администраторов сервисов.
- Облачные сервисы, как правило, не предоставляют приемлемой системы разграничения доступа, необходимой для обеспечения даже минимальной политики безопасности вашей информации внутри организации.
- Возможность оперативного доступа к вашей информации находится в зависимости от работоспособности многочисленной инфраструктуры - владельцев сервиса, владельцев датацентров, провайдеров связи и т.д..
Коммуникации
В качестве средств коммуникации возможно использование и чатов на основе наиболее популярных мессенджеров, и специального программного обеспечения управления групповой работой (Битрикс24, YouGile, Kaiten и т.п.) и даже просто электронной почты. Какой вариант окажется наиболее оптимален - зависит от сложности проекта, числа участников, их технических компетенций и уровня корпоративной культуры организации. Но в обязательном порядке ваши коммуникации должны основываться на согласованной и документированной коммуникационной политике и строго следовать ее правилам, среди которых критически важными являются:
- категории сообщений, например - информирование, распоряжение, задание и т.п., с определенными видами и сроками реакции на них
- правила составления сообщений, включая тему, в зависимости от категории
- обмен информацией должен исключать обмен собственно файлами, только ссылками на файлы в рамках технологии хранения информации.
- отправка информации строго определенному кругу участников, для которых она актуальна, никаких «ответить всем»
- правила своевременного информирования, планового и внепланового, включая обязательность и срок предоставления ответа
- и т.д.
Правила документооборота
Правила документооборота в РГ обычно соответствуют правилам документооборота организации, качество которого, в свою очередь, зависит уровня организационной культуры. Следует понимать, что документооборот - это всего лишь небольшая часть информационного или делового оборота организации, и, если в разрабатываемых РГ документах ограничиться только им, вы не получите на выходе действительно рабочие бизнес-процессы.
По мнению авторов, объекты полноценного делового оборота, имеющего наиболее эффективное соотношение результат/усилия, должны включать в себя:
- Согласованную терминологию с определениями терминов
- Архитектуру бизнес-процессов с необходимой степенью детализации (декомпозиции)
- Оргструктуру в привязке к архитектуре бизнес-процессов
- Роли (группировка функционала по категориям деятельности)
- Должности (группировка ролей по реальным должностям)
- Иерархия (группировка должностей по подчиненности)
- Стандарты внутренние (разрабатываются и изменяются самой организацией)
- описания (схемы, модели, структуры, справочники)
- спецификации (политики, положения)
- процедуры (регламенты, рабочие инструкции)
- формы документов (регулярных и стандартов)
- цели и показатели (качества выполнения рабочих процессов)
- Регулярный документооборот
- планы
- записи и журналы
- распоряжения и приказы (организационные и повторяющиеся периодически в процессе деятельности)
- отчеты и чек-листы
- первичная документация и прочее
- Стандарты внешние (получены от внешних контрагентов, государственных органов и т.п.)
- Список категорий аналогичен внутренним стандартам
- Информационный оборот
- запросы (требуют ответа)
- ответы на запросы
- сообщения и внешняя информация (не требуют ответа)
- базы данных
- базы знаний
- маркетинговые и презентационные материалы (описания)
- и т.п.
- События
В рамках процессов, относящихся к текущей деятельности РГ эти объекты сначала должны быть выделены «как есть», затем спроектированы их изменения «как должно быть» и внесены исправления в документацию, и в финале - проведен процесс внедрения изменений до стадии устойчивого закрепления.
Технологии и средства анализа и моделирования
Модели, схемы, диаграммы, графики и т.п. значительно повышают эффективность как текущей деятельности РГ, так и являются неотъемлемым элементом итоговой документации.
Рассмотрим основные ситуации и категории инструментов визуализации, наиболее подходящие для использования в этих случаях:
- Анализ проблемного поля, для решения которого собрана рабочая группа
- ментальные карты (в т.ч. PEST, SWOT, рыбий скелет и т.п.)
- диаграммы типа «грозовая туча»
- семантические диаграммы и концепт-карты
- Проведение рабочих совещаний и мозговых штурмов
- ментальные карты
- Документирование архитектуры рабочего бизнес-процесса «как есть» и проектирование изменений «как должно быть»
- средства моделирования архитектуры бизнес-процессов
- Создание цифрового двойника рабочего бизнес-процесса, документирование всех элементов делового оборота организации
- средства создания баз знаний и цифровых двойников организаций
- Привязка элементов информационного делового оборота организации к архитектуре бизнес-процессов
- средства моделирования архитектуры бизнес-процессов
- Анализ реальных данных по деятельности рабочего бизнес-процесса, выделение ключевых показателей деятельности, разработка нормативов, разработка форм отчетности
- средства для работы с электронными таблицами
- средства аналитики данных
- Визуализация текущих результатов деятельности рабочего бизнес-процесса
- средства для работы с электронными таблицами
- средства аналитики данных
Мы собрали для вас рекомендации по использованию конкретных программных средств моделирования, визуализации, управления групповой работой и проектами в виде таблицы:
| Назначение | Программное обеспечение / облачный сервис | Комментарий |
| Моделирование архитектуры бизнес-процессов | Ramus |
+возможность создавать диаграммы, используя методологии DFD и IDEF0 +возможность привязывать собственные структуры объектов к процессам +возможность формировать отчеты на основе связей процессов и объектов +бесплатный -устаревшая нотация DFD, нет поддержки BPMN и функциональных блок-схем |
| Bizagi modeler |
+можно создавать диаграммы, используя методологии BPMN -нет поддержки IDEF0 и функциональных блок-схем -в бесплатной версии сильно проигрывает Ramus |
|
| Визуальный язык ДРАКОН |
+превосходная поддержка функциональных блок-схем +есть web версия и версия для windows +бесплатно - нет поддержки BPMN и IDEF0 |
|
| Archimate |
+моделирование архитектуры организации в целом +бесплатный -нет поддержки русского языка -высокая сложность - нет поддержки BPMN и IDEF0 |
|
| Camunda Modeler |
+можно создавать диаграммы, используя методологии BPMN +бесплатный -нет поддержки IDEF0 -уступает Ramus в привязке объектов к процессам и формировании отчетов |
|
| MS Visio |
+можно рисовать диаграммы во множестве методологий +простое и быстрое использование -только платная версия -только графическое изображение |
|
| Создание древовидных карт или ментальных карт (mindmap) | Mindmap Manager |
+наиболее полная поддержка технологии -высокая сложность -нет официальной поддержки в РФ -только платная версия |
| XMind |
+на уровне Mindmap Manager -нет официальной поддержки в РФ -только платная версия |
|
| Freemind |
+бесплатный и простой +кроссплатформенный -ограниченный функционал |
|
| Создание концепт карт и семантических сетей | CmapTools |
+бесплатный -нет русскоязычного интерфейса |
| Создание баз знаний и цифровых двойников организаций | Obsidian |
+гибкая структура и широчайший функционал +бесплатный +возможность бесплатного использования для создания коммерческих продуктов -только локальная версия |
| Построение таблиц (включая сводные), диаграмм на основе данных | MS Excel |
+широчайшие возможности анализа и визуализации данных +элементы базового анализа данных (business intelligent) +чем сложнее задача, тем выше требования к квалификации оператора -нет официальной поддержки в РФ -только платная версия |
| Аналитика данных | PowerBI, Yandex Datalens, Loginom, Tableau |
+широчайшие возможности анализа и визуализации данных +развитые элементы анализа данных (business intelligent) -чем сложнее задача, тем выше требования к квалификации оператора |
Также для визуализации перечисленных и иных задач существует большое количество других программных средств.
Технологии управления проектами
Трекинг
Трекинг задач - часть комплексного метода бизнес-трекинга, который для получения эффективного результата не требует каких-либо специальных компетенций от участников РГ (помимо самого трекера, разумеется). Эта методика легка и проста в усвоении, и при желании, достаточно изучения открытых источников для получения приемлемого результата, поэтому подходит для использования в молодых компаниях.
Метод трекинга позволяет распределять и контролировать выполнение задач, искать гипотезы в случае отсутствия определенности в пути решения задач, и последовательно их тестировать, пока не будет найдена подходящая.
Также важно минимальное требования к ресурсам для контроля проекта - для работы достаточно разместить простую форму электронной таблицы на облачном ресурсе.
Канбан
Это следующий по возрастанию сложности метод управления процессами улучшения.
Канбан прекрасно подходит для деятельности РГ в силу наилучшего соотношения результативности управления проектом к сложности самого метода. Он хорош как легкостью базового освоения на основе открытых источников, так и огромным количеством этих самых источников на любой вкус и запрос, включая полноценные бесплатные курсы.
Основные преимущества этого метода перед трекингом -
- Визуализация
- Ограничение количества незавершенной работы
- Управление потоком задач
- Контроль баланса текущей загрузки каждого из участников в динамике
- Формализация правил совместной работы
Единственный недостаток - требуется специализированное программное обеспечение, или облачная платформа. Впрочем, этот недостаток компенсируется большим количеством таких платформ, в том числе и с бесплатными тарифами для небольших групп.
«Скрам» и «Водопад»
Более сложные методики, которые базируются на Канбан, и, как правило, необходимость их использования для деятельности РГ обычно отсутствует, разве что сама компания их уже использует в рамках деятельности проектного офиса. В этом случае вопрос с платформой и компетенциями координаторов РГ для использования этих методик отсутствует.
Управление проектами на основе PMBOOK
Если в рамках декомпозиции проблемного поля выяснилось, что для решения каких-либо задач необходим полноценный проект, с большим количеством участников, сотнями подзадач и требованием к управлению материальными ресурсами, то придется либо инициировать проект с управлением на основе PMBOOK, или дробить его до уровня вышеописанных инструментов, или вовсе откладывать до момента повышения компанией соответствующего уровня организационной культуры.
Управление проектами на основе PMBOOK высокотребовательно не только к компетенциям руководителя проекта (и проектного офиса компании) но и к компетенция рядовых участников проекта. Это следует учесть при планировании конфигурации и продолжительности проекта.
Ниже мы собрали для вас рекомендации по инструментам/платформам управления групповой работой.
|
https://Kaiten.ru https://YouGile.ru
|
+Управление групповой работой +Управление проектами в формате трекинга +Управление проектами в формате канбан +Управление проектами в формате скрам и водопад +Достаточно широкие возможности в бесплатной версии -облачные сервисы -сложно реализовать управления проектами по PMBOOK рекомендация авторов
|
| Bitrix24 |
+Управление групповой работой +Управление проектами в формате трекинга -облачный сервис -сложно реализовать управления проектами по PMBOOK |
| MS Project |
+Управление проектами по PMBOOK -нет официальной поддержки в РФ -высокая сложность освоения -высокая стоимость |
| Advanta |
+Управление проектами по PMBOOK -облачный сервис -высокая сложность освоения -высокая стоимость |
Продолжение следует…
Часть 1. Почему деятельность РГ важна для достижения целей организации.
Часть 2. Состав РГ: его формирование и вовлечение в РГ.
Часть 3. Подготовка к началу деятельности РГ.
Часть 4. Технологические инструменты обеспечения деятельности РГ.
Часть 5. Старт деятельности РГ. (готовится к публикации)
