Актуальные статьи
10.10.2013

"Простые правила" компании


Что поможет самоорганизации? Статья Андрея Гусаковского, управляющего партнера КК "Ключевые решения" - о применении в компаниях "простых правил" (simples rules). Суть подхода - в формулировании свода простых и доступных правил, которыми могут руководствоваться все без исключения сотрудники. Простые правила - это не регламенты и стандарты, а живая культура организации, помогающая сохранять адаптивность и развиваться. 



Андрей Гусаковский, СМС,
управляющий партнер и основатель консультационной компании
«Ключевые решения» (г. Минск)
 
Simples rules (простые правила) - важный аспект менеджмента
 
В менеджмент активно проникает подход, получивший название simples rules (простые правила). Его суть заключается в формулировании свода простых и доступных правил, которыми могут руководствоваться все без исключения сотрудники компании независимо от национальной или религиозной принадлежности. Simples rules помогают принимать инвестиционные решения, выстраивать эффективное взаимодействие с клиентами и коллегами, осуществлять управленческие функции. Простые правила - это не регламенты и стандарты, а живая культура организации, помогающая сохранять адаптивность и развиваться.
 
Откуда взялись простые правила
 
Концепция simples rules официально родилась в процессе исследований поведения сложных адаптивных систем. Сначала ученые заинтересовались вопросами изменения роста популяций, строительства гнезд термитами и образования стай птицами. Для того чтобы разобраться в закономерностях существования и управления сложными системами, использовали компьютерные симуляции. Цифровое моделирование поведения сложносоставных систем (стая птиц или рыб) показало, что жизнестойкость группы обеспечивается наличием несколько элементарных, безусловных правил. В случае с птицами достаточно всего 3 простых установок, чтобы получить согласованное стайное поведение:
  • лететь к центру стаи;
  • согласовывать скорость с другими;
  • избегать столкновений.
Всего 3 правил достаточно, чтобы определить весьма сложные коллективные модели поведения, обеспечить не просто выживание, но и продолжительное успешное существование.
Как только концепция simples rules получила признание в качестве объяснительной модели для возникновения общих устойчивых поведенческих «паттернов», она была применена для человеческого взаимодействия.
 
Простые правила и ценности
 
Согласно концепции simples rules, поведение людей в организациях может формироваться благодаря использованию короткого списка обязательных установок. Простые правила помогают сотрудникам ориентироваться и совместно действовать в соответствии с основополагающими целями и ценностями компании. Например, если в организации есть убеждение о значимости людей, тогда простое правило выглядит следующим образом: «Уважаем опыт и личный вклад каждого».
Поскольку простые правила - не просто высокие слова, а конкретное руководство к действию, то они означают, что сотрудники умеют и могут:
  • изменять порядок выполнения работы;
  • удовлетворять потребности клиентов разными способами;
  • быть наставниками или руководить людьми в поддерживающем ключе;
  • выбирать направления развития для себя и других;
  • давать конструктивную обратную связь вверх и вниз по оргструктуре.
Как простые правила управляют работой
 
По сути, проверенный временем набор простых правил управляет работой в компании. Simples rules позволяют принимать бизнес-решения, ориентироваться в действиях других людей, выстраивать продуктивные взаимоотношения в коллективе. Используя список правил как инструмент и поддерживающий механизм в процедурах принятия решений и планирования, организация получает множество выгод:
  • сотрудники лучше разбираются в поведении других, что ведет к большей сплоченности и согласованности действий;
  • коллективу становится доступна логика руководителей, что порождает чувство безопасности и уверенности;
  • снижается потребность в высоком уровне бюрократизма и формализации всех решений на случай непредвиденных обстоятельств;
  • все подразделения организации взаимодействуют в соответствии с простыми правилами;
  • simples rules не меняются с течением времени, обеспечивая преемственность организационных и поведенческих порядков на протяжении периодов изменений.

По мере того как организация в своих процедурах и политике начнет опираться на простые правила, в ней создастся свой неповторимый «генетический код», который сотрудники будут воспроизводить в своих отношениях и в индивидуальных решениях.
 
Сфера использования простых правил
 
В бизнесе есть еще несколько областей управления, где находят свое применение простые правила.
Если simples rules используются в стратегии - они замещают цели, например, инвестируем в новые проекты только со сроком окупаемости до 2 лет (что важно в нестабильные, кризисные времена). В сфере оперативного взаимодействия отделов они формируют корпоративную культуру. Простые правила в отношении клиентов обеспечивают лояльность и повторные заказы.
Бизнес-кейс. Строительный холдинг столкнулся с проблемой взаимодействия управляющей компании и производственных подразделений.
Представители функциональных служб первой систематически проводили инспекции на строительных площадках, формируя отчеты, которые попадали сразу на стол генеральному директору. Проверки проводились по давним традициям строительных трестов или концернов, поэтому картина в отчетах представлялась исключительно в «черных тонах». Директоры производственных подразделений негодовали по поводу такого однобокого освещения ситуации. В кругах строителей стала формироваться нелицеприятная оценка действий инспекторов, а вслед за этим и всех руководителей управляющей компании: «нахлебники», «ладно - не помогают, но пусть хоть не мешают» и т.п. В результате отношения в холдинге между управляющей компанией и производственными подразделениями перешли в разряд враждебного противостояния. Помогла примирить стороны совместная работа руководителей над формулировкой простого правила: «Контроль как оценка, помощь и поддержка». Цель проверок после этого постепенно изменилась и стала заключаться не в наказании за отступление от требований, а в повышении производственных показателей и улучшении имиджа компании!
 
Внедрение простых правил
 
Конечно, изменение поведения руководителей и сотрудников в соответствии с новыми простыми правилами не происходит волшебным образом. Как и любая трансформация, оно требует времени и усилий. На пути внедрения простых правил можно руководствоваться следующими рекомендациями: адаптировано по G.Eoyang. Coping with chaos: Seven simple tools. Cheyenne, Wyoming: Lagumo, 1997.

Правила должны быть разработаны с целью формирования и вознаграждения желаемого поведения в организации.
Правила должны быть как можно более простыми, краткими, обладать мощным воздействием и передаваться внутри организации.
Список simples rules должен быть краток: семь плюс/минус два правила. Чем меньше их будет (пока они при этом отражают суть организации), тем лучше. Краткость списка важна по 2 причинам:
1)      люди не смогут запомнить больше рекомендованного количества, а если эти правила призваны определять индивидуальное поведение, они должны легко запоминаться и передаваться от человека к человеку;
2)      дополнительное уменьшение списка до минимального числа подталкивает к разграничению правил и инструкций. Инструкции также содержат правила, но сфера их применения маленькая, только для отдельной должности.
Простые правила должны касаться важных сфер отношений внутри организации:
• минимум одно правило должно регулировать то, как люди работают в команде (пример: собирай команду проекта из разных функциональных подразделений);
• минимум одно правило должно отражать различия, существующие внутри группы (пример: учитывай мнение, противоположное твоему);
• минимум одно правило должно определять, как члены организации делятся информацией и другими ресурсами (пример: информируй о значимых изменениях).
Каждое правило должно начинаться с глагола. Когда фокус смещается на действенно-ориентированные утверждения, люди яснее представляют, чего от них ожидают.
 
«Правила» не равно «инструкции»
 
Принципиально важно различать simples rules и инструкции. Последние также содержат правила, которые регулируют деятельность сотрудников, однако касаются лишь одной или нескольких должностей в компании. В инструкциях прописаны частные правила, и только немногие из них претендуют на то, чтобы стать простым правилом компании.
Для того чтобы определить, какое основополагающее правило лежит в основе инструкции, нужно получить ответы на вопросы: почему это важно? какова конечная цель этой инструкции? Если ответ получится локальным - только для данной должности или отдела, значит вы не нашли простое правило.
Для внедрения простых правил не важна отраслевая специфика компании: это могут быть как небольшие профессиональные сервисные фирмы (аудиторские, юридические), так и холдинги либо группы компаний.
 
 Примеры simples rules компаний из разных отраслей
 

«Правило задачи» Задача может иметь один из трех статусов: выполнена, перенесена, отменена (инжиниринговая компания, поставщик услуг)
«Делай сложное доступным» Любой проект в бизнесе, кажущийся сначала невыполнимым, можно разделить на ряд простых технологичных этапов, которые доступны сами по себе и делают реализуемым весь проект. Нужно лишь проявить смекалку и изобретательность, а дальше - терпение и настойчивость во внедрении (автомобильный дистрибьютор)
«Компания развивается каждым» Постоянное движение и рост организации обеспечиваются инициативой и новыми идеями, предложенными любым работником (FMCG-оператор)
«Делегируйте, регистрируйте или действуйте» Делегируйте, если задачу клиента может решить кто-либо еще; регистрируйте, если вы уникальный специалист, но задача не срочная; действуйте, если задача действительно неотложная (сервисная компания в IТ-сфере)
 
Подход simples rules жизненно необходим компаниям, которые в своей бизнес-модели используют ресурс самоорганизации - это инжиниринговый бизнес, рекламные и креативные агентства, PFC(примечание). Стоит обратить на него внимание и руководителям традиционных организаций, которые делают ставку на инициативность сотрудников и поощряют высокую самостоятельность.
Ограничения: простые правила не годятся для организаций, использующих технократический подход. В таких компаниях вместо простых правил рождаются должностные или рабочие инструкции, работа содержит четкие алгоритмы, а оценка сотрудников производится на основе выполнения предписанных стандартов.
 
Примечание. Professional Services Company (компании профессионального сервиса) выстраивают свою структуру не под долгосрочные цели, а под проблемы, проекты, актуальные решения. К ним относятся юридические компании, бухгалтерские, аудиторские, рекрутинговые агентства и другие. Формальности (иерархия, рабочие режимы, деловой стиль) в такой организации сводятся к минимуму, действиям работников присуща высокая степень свободы, главное - качественная работа и умение решать проблемы.

Add a comment

Your Name(*):
Comment(*):
Code in the picture: This is a captcha-picture. It is used to prevent mass-access by robots. (see: www.captcha.net)