Актуальные статьи
06.11.2012

Регламентация работы бухгалтерии: как делать и в чем польза для бизнеса?


Как привести в порядок работу бухгалтерии? Процессы, документооборот, должностные обязанности и оценка работы бухгалтерии - об этом статья сертифицированного консультанта по управлению (СМС) Кривошеиной Галины.



Регламентация работы бухгалтерии: как делать и в чем польза для бизнеса?

Почему бухгалтерия? Большинство консультантов по управлению думают, что им нечего делать с таким подразделением как бухгалтерия. Это, дескать, периферийная и сугубо пассивная служба. Но это не так. Многие клиенты судят об организации по взаимодействию с бухгалтерией. Если в бухгалтерии документооборот не налажен, это обязательно негативно скажется на отношениях с клиентами. Если бухгалтерия дружно устраивает перерыв на один час, а клиент в это время ждёт, когда ему печать на документы поставят или реквизиты выдадут, это говорит о низкой клиентоориентированности организации.

Я хочу рассказать о своём примере работы с бухгалтерией, когда результаты оказались ценными не только для неё самой, но и для руководителя фирмы. Моя статья не о том, как поставить бухгалтерский учёт, она  о том, как оптимизировать  работу бухгалтерии,  повысить  эффективность работы сотрудников и настроить работу бухгалтерии на цели бизнеса.

Как возникает запрос? В моей практике работы с постоянными клиентами я занималась этим тогда, когда «привести в порядок бухгалтерию» оказывалось жизненно необходимо. В запросах руководителей клиентских организаций обычно озвучивались следующие проблемы:

1) Теряются первичные документы, допускаются ошибки  в оформлении документов и в проводках, что приводит  к напряжённости отношений   с контрагентами и потерям клиентов.

2) Бухгалтерия  для директора  компании «чёрный ящик»,  он не может понять,  что там происходит,  с кого что спрашивать.

3) Большая текучка персонала  бухгалтерии,   каждый раз  адаптация нового  сотрудника  требует отвлечения   главного бухгалтера  и других бухгалтеров от прямых обязанностей.  Руководитель видит  возможное решение в том,  что  если у каждого сотрудника будет должностная инструкция, детально описывающая все действия, это позволит быстро и без потерь ввести в бухгалтерию нового человека. Кроме того можно снизить требования к компетенциям  кандидатов, так как много  функций, которые не требуют   высшего образования, к тому же, такой специалист  стоит дешевле.

4) Бухгалтерия  не  может  представить   руководству требуемые отчёты в назначенное время (а бывает, что не может представить вообще).

5) Бухгалтерия  справляется  с вопросами бухгалтерского и налогового учёта и соответствующей отчётностью,  а на  задачи, связанные с  управленческим  учётом   времени не хватает.

6) Планируется  большой прирост объёмов работ, как сделать, чтобы бухгалтерия справилась прежним составом.

7) Сотрудники не могут добиться от бухгалтерии своевременного оформления первичных документов. Бухгалтеры ссылаются на большую загрузку, при этом часто пьют чай.

Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились  к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла  функции  финансового и экономического отделов. Так получалось, что были попытки  ввести   финансово-экономическую службу, но, к сожалению, они не заканчивались успехом. Происходило раздувание штата, информация терялась ещё больше,  порождались конфликты между финансовым директором  и главным бухгалтером. В конечном итоге, такие функции  как управленческий  учёт, управление финансами, бюджетирование, финансовый анализ, анализ себестоимости  опять возвращались  в бухгалтерию.   Я не хочу сказать, что  так должно быть всегда. Но возникала  необходимость  решать задачи бизнеса в  рамках структуры, деятельность  которой  регламентируется законодательством. Более того, все знают, что  очень сложно работать с бухгалтерией накануне отчётов, потому что в это время решается  её приоритетная задача: посчитать налоги и  сдать отчётность.

Один из способов  настроить  работу бухгалтерии на   задачи бизнеса – это   чётко обозначить  её цели, задачи  и функционал. У моих клиентов бухгалтерия в полном составе участвует в сессиях стратегического планирования и при аттестации отвечает на вопросы по знанию продукта, и это развивает внутренние клиентские отношения. У сотрудников бухгалтерии складывается понимание, что и от их работы зависят результаты бизнеса.

Цели  и задачи  бухгалтерии с  точки зрения бухгалтерского учёта определяются законодательством,  а вот остальные цели  определяются исходя из целей бизнеса. Например, своевременное и точное предоставление  управленческой информации, необходимой для принятия  решений. Отсюда возникает многоплановая задача. С одной стороны, нужно описать и оптимизировать действующие процессы бухгалтерского учёта, с другой стороны, спроектировать   и внедрить процессы, несвойственные традиционной бухгалтерии.

Методы, которые использовались в работе:

1) Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими  проблемами сталкивается  каждый из сотрудников.

2) Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.

3) Групповая работа,  для  того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении  участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.

4) Экспертная оценка. В каких-то вопросах  я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась  за помощью к   специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я  бухгалтерский учёт не знаю.

Как описывать бизнес-процессы? Методика, которая используется  для описания  процессов, приведена  во многих источниках, и здесь  ничего нового  я не предлагаю. Может быть, только акценты иначе расставляю, вопросов  больше задаю. Все особенности  возникают при использовании результатов описания.

Для описания всех бизнес-процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта  провожу  интервью с сотрудниками  бухгалтерии и сотрудниками, у которых есть взаимодействие  с бухгалтерией. 

В ходе  беседы  задаю вопросы о том, чем занимается сотрудник, от кого  и что получает и кому передаёт. Много дополнительных вопросов, связанных с проблемами взаимодействия,  автоматизацией. Сразу же заполняю таблицу (таблица 1.),  информация  в которой  является основой  всех регламентов.

Таблица 1.
 
От кого получаете Когда получаете Что получаете Что делаете Что получается в результате действий Когда передаёте Кому передаёте
             

 

Конечно, можно попросить сотрудников заполнить  таблицу самостоятельно,  но в  результате всё равно придётся проводить интервью, потому что окажется, что  вы получили  только малую часть необходимой информации (из опыта). По некоторым действиям очень  важно отмечать временные факторы, это может быть  определённый час (до 9-30  утра) или дата месяца (до 15-го числа), или привязка  к другому процессу (в течение  3-х часов с момента получения договора).

На основе  полученной информации рисую блок-схемы. Самой  удобной для меня программой оказалась Microsoft Visio 

Опыт показал, что удобнее работать, если одна блок-схема умещается на  одну страницу и в процессе  участвует не более 5 сотрудников.   По результатам интервью, получается, от 40 до 60 блок-схем, их  количество зависит от количества операций и уровня автоматизации. На такой блок-схеме есть возможность указывать и временные требования, если они есть. Потом  блок-схемы согласовываются с  исполнителями и с главным бухгалтером, финансовым директором. При  первом же обсуждении   выявляется большое количество упущений, забытых операций, документов.  В случае необходимости сразу же принимается решение   о перераспределении  функций, автоматизации отдельных  участков  учёта. Именно при прорисовывании процессов  видно  множество нестыковок,  лишних или недостающих действий,  которые  в таблице  не  увидишь. Проходит 2-3 итерации  обсуждений, прежде чем   складывается полная картина  деятельности. Эти блок-схемы становятся основным источником информации при составлении  должностных инструкций,  а кроме того, становятся её приложением.

Как использовать  результаты описания  бизнес-процессов? На основе  блок-схем составляется дерево процессов и  матрица ответственности (таблица 2.). По вертикали заносятся все бизнес-процессы, а  по горизонтали все  участники процессов. В пустые клетки ставятся  буквы, например:

О - ответственный,  владелец  процесса
У - участник,
И – исполнитель – ответственный при отсутствии  владельца процесса.

Таблица 2.

Должность   Процесс Финансовый  директор Главный  бухгалтер Заместитель главного бухгалтера Бухгалтер Бухгалтер по  расчётам Бухгалтер-кассир Курьер Менеджер Зам. директора
2.1.1. Проведение наличных расчётов                  
2.1.1.1.                  

 

После согласования матрицы ответственности приступаю к написанию должностных инструкций. Такие   инструкции  очень сильно отличаются  от стандартных, которые часто скачиваются из интернета. Но я хочу отметить следующее, что  не все  должности требуют  такого подхода и такого наполнения.  В  должностных инструкциях  руководителей  всех уровней, творческих специалистов, большой упор делается на требуемые результаты, а не на способ их получения.

 Ниже привожу  все разделы должностной  инструкции  с комментариями  по содержанию каждого раздела.

Таблица 3.
 
Раздел ДИ Комментарии  к разделу ДИ
1. Общие положения Назначение, увольнение, замещение,   подчинённость
2. Требования к знаниям Детальные требования  к знаниям, включая программные продукты, законодательство  по участкам  учёта, знание внутренних регламентов организации
3. Подготовка к работе Открытие кабинета,  требования к рабочему месту, запуск программ, готовность к работе к началу рабочего дня.
4. Задачи должности Как правило, получается перечень процессов, в которых на данной  должности  лежит ответственность.
5. Бизнес-процессы,  в которых участвует бухгалтер Раньше  указывала только те процессы, в которых участвует конкретный бухгалтер, теперь привожу  всю матрицу ответственности: по ней видно  объём работ всей бухгалтерии и процессы, которые данный бухгалтер  должен тоже знать  для замещения  другого бухгалтера. Все  блок-схемы  являются приложением к  должностной инструкции.
6. Выполнение должностных обязанностей и операций, возникающих по мере поступления Все операции, сроки выполнения которых,   привязаны к моменту поступления (в течение 3-х часов, в течение рабочего дня) или нет жёстких привязок по времени.
7. Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня. Сотрудник осуществляет в течение каждого рабочего дня операции,  время выполнения которых строго определено. Например, для того, чтобы в 10 часов утра  у директора лежал на столе  управленческий отчёт, или  была возможность его сформировать в программе, необходимо, чтобы один бухгалтер  провёл операции  до 9-15, другой  до 9-30.
8. Выполнение должностных обязанностей, регламентированных по конкретной дате месяца. Сотрудник осуществляет в течение каждого месяца операции,  дата которых строго определена. Названного числа текущего месяца  должны быть завершены следующие  операции. 
9. Обязательные  условия Конфиденциальность информации, с которой  работает бухгалтер, время обязательного присутствия на рабочем месте.
10. Взаимодействие с другими сотрудниками. У  кого, какую информацию получает и кому, в каком виде передаёт.
11. Представляемая отчетность Есть внутренняя отчётность, прежде всего управленческая, которая не регламентируется бухгалтерским учётом.   Кроме того есть обязательная отчётность контролирующим органам.
12. Оформление результатов работы У бухгалтеров скапливается множество первичных документов, которые  желательно разносить в программе ежедневно, и ежедневно подшивать в папки для хранения, составлять  реестры.  Если не делать этого ежедневно, то потом работа накапливается как  снежный ком, и её нереально сделать. А самое неприятное, если такая работа остаётся  «в наследство» новичку после увольнения сотрудника.
13. Критерии оценки деятельности бухгалтера По каждой должности свои критерии, при этом часто встречаемые:
  • Соблюдение утвержденного графика  по разделам должностной инструкции, где указаны  сроки.
  • Количество проверенных и обработанных  документов.
  • Количество допущенных ошибок и выявленных главным бухгалтером.
  • Объём хозяйственных операций, оформленных в программе  в течение 1 рабочего дня  с момента поступления первичного документа.
14. Общие  обязанности бухгалтера Обязанности, которые выполняют все  сотрудники бухгалтерии: в области охраны труда и пожарной безопасности, работа с материальными ценностями компании и т.д.
15. Соблюдение норм поведения Прописываются, например, правила ведения  телефонных переговоров, как внутренних, так и внешних. Ведь бухгалтерия для контрагентов  является лицом организации. Форма одежды, приём напитков и еды в рабочем помещении.
16. Права Прежде всего, то, что сотрудник имеет право делать по отношению к сотрудникам других подразделений, например: возвращать исполнителям на  доработку  неправильно оформленные первичные документы  с указанием ошибок;запрашивать от подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
17. Ответственность В стандартных должностных  инструкциях есть 3 основных пункта, которые  формулируются так:  «сотрудник несёт ответственность за несоблюдение…., невыполнение…,  правонарушения….», как будто если выполняет требования, но ниже заданного уровня, не должен нести ответственности.  Я предлагаю  другой подход: прописываем, за выполнение  каких требований  сотрудник несёт ответственность, со ссылкой на отдельные пункты должностной инструкции, в первую очередь на задачи и критерии.
18. Заключительные положения Сроки и правила пересмотра должностной  инструкции, порядок ознакомления.

 

Как работать с должностной инструкцией? Обычно знакомство с должностной  инструкцией происходит так: «Прочитай и распишись, что ознакомлен», при этом бывает, что на руки сотруднику второй экземпляр не выдаётся.  Я  думаю, что при таком подходе  видение  предстоящей работы у руководителя  и подчинённого сильно отличаются.  Я предлагаю после ознакомления с инструкцией проводить аттестацию сотрудника на знание каждого  раздела. Делает это главный бухгалтер (таблица 4).

Результаты аттестации на знание должностной инструкции

Таблица 4.
 
Раздел должностной инструкции

Дата

Результат

1.     Общие положения

 

 

2.     Задачи должности

 

 

3.     Подготовка к работе

 

 

4. Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня

 

 

5.    

 

 

 
Результаты такой аттестации могут повлиять на назначение  оклада при приёме на работу или по окончании испытательного срока.  Самое важное,  у главного бухгалтера   есть возможность  конструктивно  побеседовать с подчинённым, сформировать  у сотрудника ответственное отношение к работе и к регламентам.
 
Где можно использовать такую должностную инструкцию?
1)  При подборе  персонала.
2)  При введении в должность.
3)  При оценке важности должности (определение должностных окладов)
4)  При оценке результатов работы.
5)  При внедрении изменённых процессов
6)  При автоматизации
 
Теперь опишу подробнее.


При подборе  персонала.

При собеседовании кандидату  даётся возможность ознакомиться с  должностной инструкцией. Бывает, что  кандидат сразу после прочтения извиняется и уходит. Бывает, когда кандидат говорит: «Стандартная должностная инструкция».  Правда, когда   спрашиваешь,  где он видел подобную,  оказывается, что видел, но немного другую или  это первая  должностная инструкция, которую дают почитать. 

Такая должностная инструкция даёт возможность  реальнее оценить компетенции кандидата, если  спрашивать об отдельных разделах: «Что из описанного умеете делать, как это делали, какие предложения   и  изменения вносили и  т.д.».   А главное,  готов ли  кандидат работать  в режиме такой «прозрачности».

При введении в должность.

Новичку можно составить план освоения должностной инструкции, что и к какому сроку он должен делать на заданном уровне.  И  у руководителя и у подчинённого появляется возможность оценить вероятность успешного прохождения испытательного срока, сделав срез по выполнению согласованного плана, а не гадать: «Возьмут или не возьмут»?

При оценке важности должности (определении должностных окладов).

При оценке важности должности  для определения  должностных окладов сотрудников  можно использовать    должностные инструкции. Все факторы,  предложенные Эдвардом Хеем: необходимые знания и опыт, решение задач (проблем), уровень ответственности,  в должностных инструкциях прописываются подробно.   В результате появляется возможность и должностные оклады привязать к этим факторам, а затем ранжировать. Таким образом,  должностные оклады  оказываются дифференцированные. Бывает, что сотрудники сами предлагают перераспределить  функции, для получения более высокого оклада, отказываются от простых операций  и просят дать им более сложные.

При оценке результатов работы.

В должностной инструкции прописываются  критерии, по которым оценивается деятельность бухгалтера.  У главного бухгалтера  появляется возможность  разговаривать с подчинёнными конструктивно, а не заявлять: «Меня не устраивает,  как вы работаете».

В своей практике я ещё не встречала  системы оплаты труда  для сотрудников бухгалтерии, которая позволяла бы  оценивать  вклад каждого сотрудника  в результаты  работы бухгалтерии. Я попробовала это сделать.

Система оплаты труда  может опираться на должностные инструкции. Например, в одной из компаний, совместно с главным бухгалтером мы нашли решение, которое закрепили в «Положении о системе оплаты труда сотрудников финансово-бухгалтерского отдела».  У отдела  фиксированный фонд оплаты труда, который состоит из  суммы окладных (постоянных) и переменных частей.  Оклады определялись  по методу Хея. Вычитаем из фонда оплаты труда сумму всех окладов, получаем переменный фонд. Соотношение  постоянной  и переменной частей, примерно 70% и 30%. Как переменный  фонд  распределить между  сотрудниками? Для этого вводятся дополнительные критерии оценки, всего 3, один из них – это «полнота выполнения должностной инструкции». И ещё 1 критерий, который работает на уменьшение   премиальной части – это ошибки и  нарушения.  Главный бухгалтер регулярно оценивает сотрудников и сообщает им о результатах.  Если по трём критериям иметь максимальную оценку, то можно получить  20 баллов,  а нарушения и ошибки оцениваются  от 0,5 до 1,5 баллов, в  зависимости от   тяжести. Все эти нарушения  прописаны и расценены в Положении. Переменный фонд  делится на сумму всех  начисленных баллов, получается   стоимость  одного балла. А перемножение  стоимости одного балла на количество баллов, полученных сотрудником – переменная часть зарплаты сотрудника.  В целом заработная плата сотрудников в отделе может отличаться на 30-40%. Кроме того, по решению директора сотрудникам может быть выплачена премия за выдающиеся результаты (сверх фиксированного фонда оплаты труда).

Естественно, что в рамках этой статьи я не рассказала обо  всех тонкостях и нюансах системы оплаты труда.

При внедрении изменённых процессов.

Так как  в должностные инструкции мы закладываем  изменённые процессы, необходимо менять саму деятельность. Для этого с  каждым сотрудникам подробно прорабатывается вся должностная инструкция.  Желательно провести аттестацию сотрудников на знание изменённых процессов.

При автоматизации

В процессе описания фиксируются повторяющиеся операции, которые занимают  много времени – это первоочередные задачи для автоматизации таких бизнес-процессов.  На этом  этапе, приглашаю  специалистов, которые  знают бухгалтерский  и управленческий учёт,  способны  увидеть проблемы и  сформулировать техническое задание программистам. Я, к сожалению, этого делать не умею.

Несмотря на то, что описанная работа очень трудоёмкая: 15-30 интервью, 40-60 блок-схем, должностные инструкции на 15-20 страницах, положение о системе оплаты труда – 10-12 страниц,  результат того стоит.

Такая регламентация позволяет получать, например:

  • консолидированный прогнозный баланс  группы из 8 компаний  в начале месяца, а не в конце, после сдаче всех отчётов;
  • управленческие отчёты  за прошлые сутки по движению денежных  средств, доходам и расходам, остаткам продукции на разных этапах производственного процесса ежедневно в 10 утра;
  • увеличение  выручки компании в  2 раза при  аналогичном увеличении документооборота без увеличения численности  сотрудников бухгалтерии;
  • расширение функционала бухгалтерии (бюджетирование, финансовый и экономический анализ) без увеличения  численности сотрудников бухгалтерии;

Заключение.  Итак, что получает организация в результате  регламентации работы бухгалтерии.

1)   Нацеленность бухгалтерии  на  цели и задачи компании.

2)   Включённость персонала  в сопряжённые бизнес-процессы.

3)   Целостное видение,  возможность  каждому сотруднику  видеть и понимать не только свой ограниченный участок учёта.

4)   Упрощение  взаимозаменяемости.

5)   Снижение персоналозависимости.

6)   Прозрачность работы каждого сотрудника.

7)   Инструменты  для подбора, адаптации,  обучения, мотивации персонала.

8)   Снижение ошибок в работе.

9)   Повышение эффективности работы бухгалтерии, увеличение скорости обработки первичной документации  и получения  управленческой отчётности.

Хочу отметить ещё    несколько  важных моментов.

Требования к  компетенциям специалистов, прежде всего к  главному  бухгалтеру повышенные. Отсюда заработная плата  сотрудников такой бухгалтерии выше среднерыночной. 

Думаю, и даже надеюсь, что статья  вызовет дискуссию, связанную с  возможностью совмещения   в бухгалтерии  функций нескольких служб.  Несмотря на удачный опыт, для меня этот вопрос  остаётся открытым.   Возможно, что  найденное решение  окажется временным,  и в будущем произойдёт разделение функций и  выделение финансово-экономического отдела. Но описанный подход к регламентации  будет рабочим и в других условиях.

Скачать статью

Add a comment

Your Name(*):
Comment(*):
Code in the picture: This is a captcha-picture. It is used to prevent mass-access by robots. (see: www.captcha.net)